Zaman sekarang masih ada nggak sih yang suka kirim-kiriman surat? Gara-gara teknologi, bertukar
pesan bisa dilakukan secara online tanpa harus menunggu lama. Meski begitu, ada
juga yang masih memakai surat sebagai alat komunikasi, lho. Contohnya
pemerintah.
Kira-kira apa ya alasan pemerintah menggunakan
surat sebagai salah satu media komunikasi mereka? Jawabannya, karena surat
terkesan lebih baku dan formal dalam menyampaikan keperluan. Nah, jenis surat
yang dipakai oleh lembaga pemerintahan adalah surat resmi.
Pengertian dan Jenis Surat
Sebelum membahas lebih detail mengenai surat resmi,
kita ingat-ingat lagi yuk, apa yang dimaksud dengan surat itu sendiri. Surat
adalah sarana komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan oleh individu,
kelompok, serta organisasi.
Secara umum, surat digolongkan menjadi 3 yaitu
surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk,
isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya
terdiri dari surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Pengertian Surat Resmi
Menurut KBBI, surat resmi adalah surat yang
digunakan untuk keperluan formal oleh pihak tertentu. Mulai dari
kepentingan pribadi, lembaga, instansi hingga organisasi. Misalnya, surat
edaran, undangan pernikahan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Surat resmi ditulis menggunakan kaidah kebahasaan
atau aturan yang sudah ditentukan, yaitu memakai bahasa baku, isi surat jelas,
menggunakan kalimat efektif,
serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.
Tujuan Surat Resmi
Tujuan dibuatnya surat resmi adalah untuk
menyampaikan pemberitahuan, izin, penugasan, pengumuman, dan lain
sebagainya kepada pihak-pihak yang berkepentingan maupun instansi yang terkait.
Penulisan dalam surat resmi ini wajib memakai bahasa baku dan format lain
sesuai dengan aturan masing-masing.
Fungsi
Surat Resmi
Surat resmi memiliki berbagai fungsi dan kegunaan,
diantaranya:
- Surat resmi digunakan untuk menyampaikan informasi penting
kepada pihak lain yang berwenang, seperti perusahaan, organisasi, atau
pemerintah.
- Surat resmi digunakan untuk mengirim perintah atau
permintaan formal kepada pihak lain, seperti perintah untuk
melakukan pembayaran, permintaan untuk menyediakan dokumen, atau
permintaan untuk mengadakan pertemuan.
- Surat resmi digunakan untuk membuat komitmen formal
antara dua pihak, seperti kontrak atau perjanjian kerja.
- Surat resmi digunakan untuk mendokumentasikan transaksi
bisnis atau perjanjian antara dua pihak, seperti faktur atau surat
pengiriman.
- Surat resmi digunakan untuk menyampaikan laporan atau hasil
investigasi oleh instansi pemerintah atau perusahaan.
- Surat resmi digunakan untuk meminta izin atau persetujuan
dari pihak yang berwenang, seperti izin untuk membangun gedung atau
persetujuan untuk mengadakan acara.
- Surat resmi digunakan untuk menyampaikan pengaduan atau
keluhan kepada pihak yang berwenang, seperti pengaduan tentang
pelayanan yang buruk atau keluhan tentang kondisi lingkungan.
Struktur Surat Resmi
Tak seperti surat pribadi, surat
resmi terikat dengan struktur tertentu. Hal inilah yang menjadikan surat resmi
terlihat berbeda dengan surat lainnya. Berikut bagian-bagian penting yang ada
di dalamnya:
1. Kepala Surat
Kepala surat terletak di bagian paling atas dan
memuat nama instansi, logo instansi, alamat, nomor telepon, email atau
faksimile.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat mengacu pada tanggal saat pembuatan
surat dilakukan. Tanggal surat meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Contohnya:
17 Agustus 2023, 1 September 2023, dan seterusnya.
3. Nomor Surat
Nomor surat berhubungan dengan nomor surat instansi
yang berkaitan. Biasanya di dalam nomor surat terdapat kode, angka, serta
lampiran tahun saat surat itu dibuat. Contoh, nomor surat/kode surat/angka
bulan/angka tahun, jika dibuat nomor surat menjadi seperti ini contohnya:
Nomor: 03/KHS-1/V/2023
4. Lampiran
Lampiran adalah komponen dalam surat yang berguna
untuk mencantumkan petunjuk tentang dokumen yang disertakan. Misalnya, lampiran
berkas dan foto dan dibuat seperti berikut:
Lampiran : 3 lembar
Lampiran : dua berkas
5. Hal/perihal
Kosasih berpendapat bahwa hal surat adalah
pernyataan tentang masalah yang dikemukakan dalam surat. Contoh hal/perihal di
dalam surat adalah sebagai berikut:
Hal : Undangan rapat
Hal : Jadwal Ujian Akhir Semester
6. Alamat Surat
Alamat surat memuat nama lengkap, identitas, atau
alamat dari pihak yang akan dikirimkan surat.
Contoh: Yth. Bapak Azka Rais, S.Pd
Jalan Setiabudi No. 22
Bandung
7. Salam Pembuka
Pada umumnya, salam pembuka dalam surat resmi
adalah Dengan hormat, jangan disingkat karena salam pembuka menunjukkan
penghormatan di awal surat. Selain itu, salam pembuka diakhiri dengan tanda
koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam Pramuka,
Assalamualaikum Wr. Wb,
8. Isi Surat
Bagian isi surat terdiri dari tiga bagian penting,
yaitu: alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup.
9. Salam penutup
Salam penutup adalah salam penghormatan penulis
surat terhadap pihak yang akan menerima surat. Contohnya adalah salam takzim,
salam, hormat kami, dan sebagainya.
10. Pengirim Surat
Nah, pengirim surat adalah pihak yang membuat dan bertanggung jawab
terhadap isi surat. Terdapat 5 unsur penting dalam bagian pengirim surat, di
antaranya adalah jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau
cap dinas, nama terang pengirim, dan keterangan lain seperti Nomor Induk
Pegawai (NIP).
Perbedaan Surat Resmi dengan
Surat Pribadi
Surat resmi dibuat dengan mesin
ketik dan sejenisnya. Pengiriman surat resmi dapat melalui email atau dicetak
dan dikirimkan langsung ke alamat penerima. Penulisan surat resmi memperhatikan
PUEBI, menggunakan tanda baca yang baik, serta terlihat profesional. Beberapa
surat resmi memiliki kop surat dan huruf kapital yang dicetak tebal.
Sementara itu, dalam pembuatan surat pribadi kita
tidak mengenal aturan kebahasaan yang baku. Surat pribadi ditulis dengan
kalimat yang bebas serta membahas hal-hal yang bersifat pribadi, seperti
percintaan, cerita liburan, dan sebagainya.
Kaidah Kebahasaan Surat Resmi
Ingat ya, surat resmi mengacu
pada kebahasaan yang baku. Selain menggunakan bahasa formal, kamu juga harus
memperhatikan 3 hal berikut:
1. Kata Ganti
Pada surat resmi, kata ganti
yang digunakan adalah saya, anda, kami, kita, dan beliau.
2. Kata Sapaan
Untuk menyapa penerima surat
resmi, penulis dapat menggunakan kata sapa istilah kekerabatan seperti Bapak, Ibu, atau Saudara.
Apabila penerima surat memiliki jabatan, maka bisa menggunakan gelar yang
tercantum. Contoh: dr. Yudha Amrullah, AKBP Ika Rusdiana, Menteri Keuangan Sri
Mulyani.
3. Huruf Kapital, Titik dan
Tanda Koma
Huruf kapital digunakan pada
awal kalimat, nama orang, hari dan bulan, nama tempat, dan nama jabatan.
Sedangkan tanda koma digunakan untuk memisahkan tempat dan tanggal, tempat dan
gelar, serta nama dan gelar. Nah, kalau titik adalah tanda baca yang harus ada
di setiap akhir kalimat dan singkatan.
Contoh Surat Resmi
1. Contoh Surat Resmi dari Sekolah
SMA Negeri 1 RUANGGURU
Jalan Tebet Raya No. 99 Jakarta Selatan
No. Telp. (0221) 1234567
Jakarta, 05 Mei 2023
No: 27/SMAN 1 RUANGGURU/05/2023
Lampiran: –
Perihal: Undangan
Yth.
Orang tua/Wali Murid Kelas XII
SMA Negeri 1 Ruangguru
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa
siswi SMAN 1 Ruangguru khususnya kelas XII. Maka, pada surat kali ini kami
selaku badan pendidikan sekolah kami bermaksud mengadakan studi lapangan bagi
siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar sekolah. Adapun acara tersebut akan
kami laksanakan pada:
Hari/tanggal : Sabtu, 13 Mei 2023
Pukul: 08.45 s.d 12.45
Tempat: Kebun Raya Bogor
Acara: Penelitian Tumbuhan-tumbuhan Langka
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan,
atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Ruangguru
(Tanda tangan dan nama lengkap)
2.
Contoh Surat Permohonan sebagai Pembicara Undangan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA
Nomor: 2191/GTU/2023 16 April 2023
Lampiran: Satu berkas
Hal: Permohonan sebagai pembicara undangan pada KBI
XI
Yth. Sdr. Iman Santoso. ST., M.T.I.
PT APB Indonesia
Jalan K.H Ahmad Yani Nomor 16
Jakarta
Dengan hormat,
Kami beritahukan kepada Saudara bahwa Badan
Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan akan
menyelenggarakan Kongres Bahasa Indonesia (KBI) XI, tahun 2023 dengan mengusuh tema
“Menjayakan Bahasa dan Sastra Indonesia”. Tema tersebut menjadi sangat penting
karena saat ini bahasa Indonesia sedang berjuang untuk memantapkan perannya
sebagai lambang identitas bangsa.
Sehubungan dengan itu, kami bermaksud mengundang
Saudara sebagai pembicara undangan dengan topik “Penggunaan Bahasa dan Sastra
dalam Teknologi Informasi sebagai Penguat Karakter Bangsa” pada
Hari, tanggal : Senin 15 Mei 2023
Pukul : 09.00-10.00
Tempat : Hotel Millenium Kebon Sirih
Perlu kami sampaikan bahwa Badan Pengembangan dan
Pembinaan Bahasa akan menanggung biaya transportasi dan akomodasi Saudara
selama pelaksanaan KBI XI, 15-17 Mei 2023.
Kami berharap Saudara dapat mengisi lembar
kesediaan yang kami lampirkan bersama surat ini dan mengirimkan kembali lembar
kesediaan tersebut paling lambat pada 8 Mei 2023 melalui alamat pos-el. Sebagai
bahan pertimbangan Saudara, kami juga melampirkan deskripsi singkat mengenai
KBI XI.
Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
Salam Takzim
Kepala Badan dan Pengembangan Bahasa,
Prof. Dr. Adi Sulaiman, M. Hum.
3. Surat Resmi Undangan Perayaan Isra Mi’raj
PIMPINAN CABANG
PEMUDA ISLAM INDONESIA DKI JAKARTA
9 Rajab 1444 H
1 Februari 2023 M
Nomor : 101/A/PCFNU/VII/2023
Sifat : PENTING
Hal : UNDANGAN
Kepada
Ketua Ranting Pemuda Islam Indonesia
Kecamatan Mampang Prapatan
di-
Mampang
Assalamu’alaikum W.W
Bismillahirrahmanirrahim.
Salam silaturrahim kami sampaikan, semoga
senantiasa mendapatkan limpahan Rahmat, Hidayah serta inayah dari Allah SWT
sehingga diberikan kemudahan di dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin.
Pimpinan Cabang Fatayat NU Jombang mengundang
Sahabat untuk hadir pada Peringatan Isra’ Mi’raj Nabi
Muhammad SAW dan Hariah ke-59 serta pelantikan Pimpinan Cabang Pemuda Islam
Indonesia yang insyaallah akan
dilaksanakan pada:
Hari : Sabtu
Tanggal : 18 Februari 2023
Pukul : 08.00 WIB
Tempat : Gor Mampang Serbaguna, Jl Mampang X No 57.
Jakarta Selatan
Demikian atas perhatian dan kehadiran Sahabat kami
mengucapkan terima kasih.
Wallahul muwaffiq ilaa aqwamith thariq
Wassalamu’alaikum W.W
Ketua
Dwi Kulsum, S.AP
4. Contoh Surat Resmi Permohonan Penelitian
Nomor: 12/UN17.15/LT/2023
Lamp : –
Hal : Izin Tempat Penelitian TA/Skripsi
Yth.
Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Prov Jakarta
di-
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan Penyusunan Tugas Akhir/Skripsi di
Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Adipati Tahun Ajaran
2022/2023. Menerangkan bahwa mahasiswa di bawah ini meminta izin untuk
melakukan Penelitian TA/Skripsi di tempat Bapak/Ibu:
Nama : Cindy Puspita
NIM : 1500849
No HP : 081234546729
Judul TA/Skripsi : Decision Support System
Penentuan Calon Anggota Paskibraka Menggunakan Metode MOORa Pada Dinas Pemuda
dan Olahraga Prov. Jakarta.
Demikian surat izin ini kami sampaikan, atas
perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta Selatan, 05 Mei 2023
Koordinator Teknik Informatika
Khalisa Rais
NIP 234578120 375828 23 859
5. Contoh Surat Penawaran
No. : 12/KJ/SPH/2023 5 Mei 2023
Hal : Penawaran Barang dan Jasa
Lamp. : 1(Satu) Berkas
Yth.
Azka Raus
Pimpinan PT. Sumber Rezeki
Bandung, Indonesia
Dengan Hormat,
Bersama surat ini kami bermaksud untuk
memperkenalkan perusahaan kamu PT. Kreasi Jaya kepada Pimpinan PT. Sumber
Rezeki.
Kami merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
pengadaan barang dan jasa pemasangan/instalasi listrik (elektrik) yang telah
memiliki banyak pengalaman dalam melakukan pemasangan listrik di gedung-gedung
perkantoran ternama.
Sehubungan dengan itu, sesuai informasi yang kami
dapat bahwasannya PT. Sumber Rezeki merupakan perusahaan properti yang sedang
berkembang pesat dan akan membangung sebuah perkantoran baru, maka kami
bermaksud untuk mengajukan surat penawaran untuk jasa pemasangan dan instalasi
listrik dimana ini merupakan spesialisasi kami.
Kami harap penawaran ini dapat berakhir dengan
kerjasama yang dapat memberikan keuntungan terhadap kedua belah pihak.
Sehubungan dengan surat penawaran yang kami buat, kami siap untuk mengadakan
pertemuan dengan pihak PT. Sumber Rezeki guna menindaklanjuti penawaran yang
kami buat.
Demikian surat penawaran ini kami buat, atas
perhatiannya dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Nurul Hidayah
Marketing Manager
Komentar
Posting Komentar